Tiến trình cốt lõi mà tôi đào tạo nhằm nắm được nghệ thuật làm việc tri thức có kiểm soát và thoải mái gồm năm giai đoạn quản lý luồng công việc. Đó là: (1) thu thập thông tin chúng ta quan tâm; (2) xử lý và lập kế hoạch công việc cho các thông tin này; và (3) tổ chức kết quả mà chúng ta (4) coi là những phương án lựa chọn để (5) thực hiện. Đó là những yếu tố cấu thành phương pháp quản lý cuộc sống theo “chiều ngang” – tức là kết hợp chặt chẽ mọi thứ chúng ta quan tâm trong mọi lúc, ở mọi nơi.
Về nguyên tắc, phương pháp trên khá dễ hiểu và là cách thường bắt đầu công việc của chúng ta. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, nhiều người có thể cải thiện đáng kể khả năng quản lý công việc theo lần lượt từng bước trên. Khả năng quản lý luồng công việc của chúng ta chỉ mạnh bằng mối liên hệ yếu nhất trong chuỗi năm pha này. Vì vậy, tất cả các mối liên kết phải được gắn kết với nhau và hỗ trợ bằng một tiêu chuẩn thống nhất. Hầu hết mọi người thường thiếu sót lớn trong khâu thu thập thông tin. Họ có thể thu thập nhưng lại không xử lý được chúng (không đưa ra được quyết định cần phải làm gì với chúng). Nhiều người đưa ra quyết định rất tốt nhưng lại làm mất giá trị của quy trình này vì không biết tổ chức kết quả hiệu quả. Một số khác có hệ thống tốt nhưng lại không đánh giá nhất quán để duy trì đúng chức năng của chúng. Nói cách khác, nếu một trong các bước trên không được quản lý tốt thì việc làm gì tiếp theo sẽ khó có được kết quả như mong muốn.
Tri thức mà chúng ta xem xét, tự thân nó đã là công việc. Tri thức là thông tin trong công việc, thông tin tập trung vào kết quả.
--Peter F. Drucker
Tính đa dạng của năm bước trên phải được hiểu xuyên suốt và cần sử dụng các phương pháp, công cụ phù hợp, tạo điều kiện để chúng thực hiện tối ưu chức năng. Theo quan điểm của tôi, cần thiết (nếu không muốn nói là thiết yếu) phải tách biệt các bước trên theo các thời điểm khác nhau trong ngày. Có những lúc tôi chỉ cần thu thập thông tin và chưa cần quyết định phải làm gì. Lúc khác, tôi lại chỉ muốn xử lý thông tin ghi lại từ một cuộc hội thảo hoặc trên đường trở về sau một chuyến đi xa và phân tích ngay trên đường đi. Lại có lúc tôi muốn xem xét tất cả hoặc một phần thông tin có được. Và hiển nhiên, hầu hết thời gian của tôi là để thực hiện những việc phải làm.
Tôi phát hiện ra một nguyên nhân chính khiến nhiều người không thành công “trong việc tổ chức” là họ đã cố gắng thực hiện cả năm bước trên cùng một lúc. Hầu hết mọi người khi “lên danh sách” đều cố gắng thu thập những thứ quan trọng nhất theo thứ tự ưu tiên mà không cân nhắc hành động thực tế cần tiến hành. Nhưng, ví dụ, nếu bạn không quyết định được cần làm gì trong ngày sinh nhật thư ký của mình vì cho rằng lúc này nó không quan trọng, thì nó sẽ khiến bạn không thể tập trung toàn bộ và hiệu quả vào những điều thật sự quan trọng.
Chương này sẽ đề cập chi tiết năm bước trên.
Thu thập thông tin
Điều quan trọng là chúng ta phải biết thu thập cái gì và làm cách nào thu thập hiệu quả nhất để có biện pháp xử lý thích hợp. Để tránh đi vào chi tiết rườm rà, không cần thiết, bạn phải chắc chắn đã nắm bắt được mọi thứ mình cần phải làm; và sau này, vào một lúc nào đó, bạn có thể xử lý hay xem xét lại toàn bộ.
Thu thập toàn bộ những thứ “còn dở dang”
Để loại trừ “thiếu sót”, bạn cần thu thập và tập hợp những thứ bạn cho là chưa hoàn thiện − những thứ liên quan đến cá nhân hay công việc, to lớn hay nhỏ bé, cấp bách hay thứ yếu, những thứ bạn cho rằng nên thay đổi và bạn cam kết sẽ thay đổi chúng.
Rất nhiều thứ bạn phải làm đang được thu thập cho bạn khi bạn đang đọc trang sách này. Đó là những bức thư đang được gửi đến hòm thư, bản ghi nhớ đang được đưa vào giỏ thông tin đầu vào, email đang được truyền đến máy tính và tin nhắn đang chất đống trong hộp thư thoại. Nhưng đồng thời bạn cũng đã và đang thu thập những thứ trong môi trường sống và tâm hồn của mình − những thứ không thuộc về đúng nơi, đúng chỗ. Đó là các ý tưởng chiến lược còn quanh quẩn trong đầu bạn, những đồ hư hỏng trong ngăn kéo bàn cần sửa chữa hay vứt đi, hoặc những tờ tạp chí cũ trên bàn,… Tất cả đều được xếp vào nhóm “dữ liệu thô”.
Danh mục chưa được hoàn thiện là những thứ gắn với các cụm từ như “nên”, “cần phải”, “phải”. Kể cả việc bạn quyết định có làm gì hay không cũng là việc chưa hoàn thiện. Bởi nó bao gồm toàn bộ các ý tưởng “tôi sẽ” – những việc bạn đã quyết định nhưng vẫn chưa bắt tay làm. Chắc chắn nó bao gồm cả những thứ còn đang dở dang và đang trong quá trình thực hiện, cũng như những thứ bạn đã làm và mọi thứ bạn cần làm trừ phi bạn đã hoàn thành chúng.
Để quản lý hiệu quả danh mục các việc chưa thực hiện này, bạn cần xếp nó vào trong “thùng chứa”, chờ đến khi quyết định chúng là cái gì và sẽ làm gì với chúng. Sau đó, bạn phải thường xuyên xử lý triệt để thông tin trong các thùng chứa này nhằm đảm bảo chúng là những công cụ thu thập khả quan và có ích.
Về cơ bản, mọi thứ đều đang được thu thập. Nếu nó không được quản lý trực tiếp theo hệ thống bên ngoài đáng tin cậy thì nó sẽ ở một chỗ nào đó trong tâm trí bạn. Thực tế, bạn chưa đặt một danh mục nào vào giỏ thông tin đầu vào không có nghĩa là bạn không có nó. Tuy nhiên, chúng ta đang đề cập đến việc đảm bảo mọi thứ bạn cần được thu thập ở nơi nào đó chứ không phải trong đầu bạn.
Công cụ thu thập
Có một số loại công cụ giúp bạn thu thập những thứ chưa hoàn thiện, bao gồm cả công nghệ cao và công nghệ thấp. Những công cụ dưới đây có thể xem như là phiên bản của một giỏ đựng thông tin, thu gom thông tin tự phát sinh hoặc thông tin từ ngoài vào:
• Giỏ thông tin đầu vào cơ học
• Hệ thống ghi chép trên giấy
• Hệ thống ghi chép điện tử
• Hệ thống thu thanh
• Email
Giỏ thông tin đầu vào cơ học
Những chiếc khay được bện bằng dây, làm bằng da thuộc, gỗ, nhựa tiêu chuẩn là công cụ phổ biến nhất giúp tập hợp các tài liệu bằng giấy hay bất cứ thứ gì cần xử lý: thư, tạp chí, bản ghi nhớ, mẩu tin, mẩu giấy ghi tin nhắn qua điện thoại, hóa đơn, thậm chí cả đèn pin với những cục pin hết năng lượng.
Giấy viết và giấy ghi lời nhắn
Giấy rời, sổ đóng gáy xoắn, sổ viết tốc ký… là các công cụ hữu ích giúp ghi lại những ý tưởng ngẫu nhiên, tình cờ hay những việc cần làm. Hay nói cách khác, đó là bất cứ thứ gì phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của bạn.
Ghi chép điện tử
Có thể sử dụng máy tính ghi lại những lưu ý cho quá trình sàng lọc sau này. Với những cải tiến công nghệ nhận dạng hiện đại, các thiết bị kỹ thuật số trên máy để thu thập dữ liệu tiếp tục được sử dụng. Các thiết bị cầm tay như thiết bị kỹ thuật số cá nhân (PDAs) hay giấy viết điện tử đều có thể giúp thu thập mọi thông tin.
Thiết bị âm thanh
Các thiết bị âm thanh gồm máy trả lời điện thoại, hộp thư thoại, thiết bị ghi chép chính tả như máy thu kỹ thuật số hay máy ghi âm. Các thiết bị này giúp lưu trữ tạm thời những gì bạn cần nhớ và giải quyết.
Email
Nếu email là phương tiện liên lạc của bạn với thế giới bên ngoài thì phần mềm máy tính sẽ có kho lưu trữ tin nhắn và các tệp tin cho đến khi bạn có thời gian xem xét, đọc và xử lý. Máy nhắn tin và điện thoại cũng có chức năng này.
Các thiết bị công nghệ cao
Ngày nay bạn có thể đọc chính tả để máy tính ghi lại hoặc tự đánh máy. Khi giao tiếp ngày càng được định hình dưới dạng thiết bị không dây và kỹ thuật số thì việc ghi lại các ý tưởng ngày càng trở nên dễ dàng hơn (với sự gia tăng tương ứng số lượng dữ liệu đến mà chúng ta cần xử lý).
“Máy tính!”
“Dạ, thưa ông David!”
“Cho tôi cái bánh mỳ.”
“ Dạ, có ngay thưa ông.”
Những thông tin trên đây đã được máy tính thu thập. Khi bộ phận tổ chức của quá trình quản lý công việc được số hóa hơn nữa, “bánh mỳ” sẽ được tự động thêm vào danh mục mặt hàng thực phẩm điện tử của tôi, thậm chí bạn có thể đặt hàng và được giao đến tận nơi.
Tóm lại, dù là công nghệ cao hay thấp, tất cả các công cụ trên đều có nhiệm vụ của giỏ đựng thông tin đầu vào, nắm bắt các thông tin hữu ích tiềm tàng cũng như những cam kết và thỏa thuận công việc. Có thể ngay bây giờ bạn cũng đang sử dụng chúng.
Những yếu tố giúp thu thập thông tin thành công
Chỉ có công cụ để thu thập thông tin thôi thì chưa đủ. Thực tế cho thấy, nhiều người không làm chủ được các thiết bị thu thập thông tin mình có. Những yêu cầu dưới đây sẽ giúp bạn quản lý bước thu thập thông tin.
1. Mọi thông tin phải nằm trong hệ thống thu thập và nằm ngoài tâm trí bạn.
2. Số lượng giỏ thu thập thông tin tương xứng với khả năng xử lý của bạn.
3. Bạn phải thường xuyên làm rỗng các giỏ thu thập thông tin.
Đưa tất cả mọi thứ ra khỏi đầu
Nếu bạn cố gắng giữ quá nhiều thứ trong bộ nhớ thì bạn khó có động lực để sử dụng và làm rỗng hoàn toàn các giỏ thông tin đầu vào. Nhiều người thường bất cẩn đối với những công cụ này vì họ biết rằng chúng không nói lên điều gì riêng biệt, mà là cả một hệ thống: có hàng loạt những thứ chưa hoàn thiện trong giỏ đựng thông tin và một chuỗi thông tin chưa xử lý trong đầu, và họ sẽ không nhận được gì từ những thứ chưa hoàn thiện kể trên, vì thế họ không suy nghĩ tập trung vào chúng. Điều này giống như việc cố gắng chơi bắn bóng trên một chiếc bàn có nhiều lỗ hổng lớn. Bóng luôn rơi ra ngoài khiến bạn không còn hứng thú tiếp tục cuộc chơi.
Bạn nên sử dụng thường xuyên các công cụ thu thập thông tin trên trong cuộc sống. Hãy luôn mang chúng bên mình, để dù ở bất cứ nơi đâu bạn cũng có thể thu thập được một ý tưởng giá trị tiềm năng. Hãy coi chúng là những vật dụng không thể thiếu hàng ngày giống như bàn chải, kem đánh răng, bằng lái xe hay chiếc kính đang đeo.
Giảm thiểu số lượng giỏ thu thập thông tin
Số lượng giỏ thu thập thông tin cần dựa trên nhu cầu và khả năng xử lý của bạn. Công thức này nên áp dụng trong mọi trường hợp bởi những thông tin mà bạn muốn thu thập có thể ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, nếu bạn có quá nhiều kênh thu thập, bạn rất khó có thể xử lý chúng dễ dàng và nhất quán.
Với những thiên tài vĩ đại, khi làm ít việc nhất lại chính là khi hoạt động nhiều nhất.
--Leonardo da Vinci
Quá nhiều giỏ thu thập thông tin các thiết bị công nghệ cao thì không phải là vấn đề. Tuy nhiên, cần có sự điều chỉnh đối với các thiết bị ghi chép thông thường. Bạn phải tập hợp và xử lý thông tin ghi chép được thay vì để chúng chất thành đống trong ngăn kéo bàn. Bạn nên sắp xếp ngăn nắp tài liệu, giấy tờ trong các giỏ thông tin thay vì vứt chúng rải rác khắp nơi.
Khi cuộc sống và công việc của bạn trở nên phức tạp thì việc thiết lập các công cụ chuẩn để thu thập thông tin và dữ liệu đầu vào ngày càng trỏ nên thiết yếu. Chẳng hạn trong công việc, bạn có thể thấy, đôi khi những ý tưởng đột phá lại không xuất hiện khi đang ở công sở. Khả năng tạo đòn bẩy cho suy nghĩ bằng các phương tiện thu thập tốt, sẵn có là chìa khóa làm việc hiệu quả nhất.
Thường xuyên làm rỗng giỏ đựng thông tin
Nhân tố cuối cùng để thu thập thông tin thành công là: nếu bạn không xử lý “dữ liệu thô” đã thu thập được và làm rỗng giỏ thông tin thì giỏ thông tin của bạn chỉ đơn thuần là cái kho lưu trữ. Làm rỗng giỏ thông tin không đồng nghĩa với việc xử lý hết những gì trong hộp thư thoại, email hay giỏ thông tin đầu vào. Bạn chỉ cần lấy chúng ra khỏi giỏ, xác định nó là gì, làm gì với nó và nếu nó vẫn chưa hoàn thiện thì tổ chức nó vào hệ thống của bạn. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ lưu lại thông tin đó vào “chỗ cũ”. Bạn hãy hình dung, một chiếc thùng đựng rác nếu không được đổ đi hàng ngày thì sẽ không còn chỗ để chứa rác. Bạn sẽ phải thường xuyên mua thùng mới để đựng rác.
Bước vào quá trình làm rỗng giỏ thông tin, toàn bộ hệ thống quản lý công việc của bạn phải được đặt đúng chỗ. Việc có quá nhiều “dữ liệu thô” bị chất đống trong các giỏ đựng thông tin là do không thiết kế được một hệ thống hiệu quả cho các giỏ đó. Thông thường, việc sắp xếp các thông tin vào giỏ sẽ dễ dàng hơn nếu bạn biết phải làm điều gì đó với thông tin thu gom được nhưng chưa thể xử lý ngay. Giỏ đựng thông tin đầu vào, đặc biệt là cho giấy tờ hay email, là cách tốt nhất cho mọi người − chí ít họ cũng biết có một chỗ nào đó trong giỏ nhắc họ những việc cần làm. Tiếc là những công cụ trên chưa hẳn an toàn tuyệt đối, đặc biệt khi đống dữ liệu vượt quá tầm kiểm soát hay lượng email quá lớn.
Khi bạn đã nắm được bước tiếp theo và biết cách xử lý dễ dàng, nhanh chóng thông tin chưa hoàn thiện, giỏ thông tin đầu vào có thể quay trở lại thực hiện chức năng thu thập ban đầu. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể cách thức làm rỗng và xử lý các giỏ thông tin mà không cần phải thực hiện công việc ngay.
Quá trình xử lý thông tin
Dạy mọi người về sự cần thiết phải suy nghĩ từng việc để làm rỗng giỏ thu thập thông tin của họ là bước cải thiện lớn nhất tôi đã làm được cho những người cùng làm việc với tôi. Khi trưởng phòng của một tập đoàn toàn cầu cùng tôi hoàn thành việc xử lý tất cả các hạng mục công việc mở, cô ấy bày tỏ sự kính phục và nói với tôi, cô chưa bao giờ có cảm giác thư thái như thế này về mọi khía cạnh của công việc mà chúng tôi đã cùng làm sáng tỏ. Những công việc và thông tin cần được nhắc nhở của cô đã được làm rõ và đưa vào hệ thống tin cậy.
Bạn cần phải tự hỏi (và trả lời) những gì khi email, thư thoại, bản ghi nhớ hay ý tưởng xuất hiện? Đây là một thành tố của quản lý công việc tạo ra nền tảng cơ bản cho sự tổ chức cá nhân của bạn. Nhiều người cố gắng “sắp xếp” thông tin nhưng phạm phải sai lầm khi thực hiện với một đống “dữ liệu thô” chưa được xử lý. Rõ ràng bạn không thể sắp xếp được những gì sắp đến, mà chỉ có thể thu thập và xử lý chúng. Bạn cần lên kế hoạch hành động dựa trên những quyết định đã đưa ra.
Trong các chương tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu chi tiết từng bước đi cần thiết trong quá trình xử lý thông tin. Tiếp theo, tôi đề nghị bạn chọn một danh sách những việc cần làm hay một tập giấy từ giỏ thông tin của bạn và đánh giá một vài mục khi chúng ta xem xét tổng thể.
Nó là cái gì?
Đây không phải là một câu hỏi thừa. Chúng ta đã nói đến “dữ liệu thô” và cũng đã nói đến giỏ thu thập thông tin. Nhưng chúng ta chưa thảo luận dữ liệu thô là gì và phải làm gì với nó. Ví dụ, nhiều thứ có xu hướng thoát ra khỏi hệ thống tổ chức cá nhân là những thứ không xác định được mà chúng ta nhận được từ chính phủ hay công ty − liệu chúng ta có phải làm điều gì đó với chúng không? Còn email gửi đến từ phòng nhân sự thông báo cho chúng ta biết cái này thay đổi thì sao? Tôi đã từng lục tung hàng đống tin nhắn bị quăng vào trong ngăn bàn làm việc chỉ vì khách hàng của tôi không dành vài giây để xem xét nội dung thông tin cần trao đổi hay tài liệu. Điều này lý giải tại sao bước quyết định tiếp theo đây rất quan trọng.
Liệu có khả thi?
Câu hỏi này có hai phương án trả lời: CÓ và KHÔNG
Không cần hành động. Nếu câu trả lời là KHÔNG, có ba khả năng xảy ra:
1. Nó là rác, thông tin bạn thu thập được không còn giá trị.
2. Bạn không cần lên kế hoạch hành động ngay bây giờ nhưng có thể phải làm gì đó sau này (giai đoạn ủ thông tin).
3. Thông tin bạn thu thập được có tiềm năng hữu ích, có thể cần thiết cho công việc sau này (lưu trữ chúng thành tài liệu tham khảo).
Ba khả năng này có thể quản lý được và sẽ đề cập đến trong một chương tiếp theo. Bây giờ, bạn chỉ cần có một thùng rác và phím “xóa” cho thùng rác đó, một tập tin “sổ tay” hoặc lịch cho thông tin đang trong tình trạng ủ và một hệ thống hồ sơ tốt cho thông tin tham khảo.
Có thể hành động. Trường hợp câu trả lời là CÓ đồng nghĩa với việc bạn phải lên kế hoạch hành động cho những thông tin thu nhận được. Những ví dụ điển hình như, cần ghi vào sổ tay thời gian của một dự án hợp tác dịch vụ mà bạn nhận được lời mời tham dự hay việc bạn có buổi gặp mặt trực tiếp với phó chủ tịch tập đoàn về một dự án quan trọng.
Một khi kế hoạch khả thi, có hai điều bạn nên quan tâm. Đó là:
1. Bạn mong đợi “dự án” hay kết quả gì?
2. Công việc tiếp theo cần thiết là gì?
Nếu đó là một dự án… Danh sách các mục tiêu sẽ giúp bạn ghi nhớ những gì cần thực hiện. Danh sách này giống như một chiếc cọc cắm dưới đất, nhắc nhở bạn vẫn còn những việc chưa thực hiện. Việc xem xét lại danh sách này hàng tuần giúp bạn quay trở lại với những việc chưa hoàn thành. Nó sẽ tồn tại trong hệ thống quản lý của bạn cho đến khi được thực hiện hay xóa bỏ.
Công việc tiếp theo là gì? Đây là câu hỏi rất quan trọng bởi câu trả lời phù hợp sẽ là chìa khóa giúp bạn vạch ra đường đi tiếp theo. “Công việc tiếp theo” thực chất là các hoạt động vật chất có thể nhìn thấy được cần được đưa vào thực hiện để biến những kế hoạch trở thành hiện thực. Dưới đây là một số ví dụ về “công việc tiếp theo”:
• Gọi và hỏi số điện thoại của gara ôtô mà Fred đã giới thiệu cho bạn.
• Chuẩn bị các ý tưởng cho chương trình thảo luận trong cuộc họp về ngân quỹ.
• Nói chuyện với Angela về hệ thống dữ liệu cần thiết lập.
• Nghiên cứu phần mềm quản lý dữ liệu trên trang Web.
Trên đây là tất cả các hoạt động thực tế bạn cần tiến hành trong công việc. Việc nhắc nhở bạn thường xuyên lưu tâm đến chúng rất có lợi cho hệ thống quản lý năng suất cá nhân của bạn.
Tiến hành, giao cho người khác hoặc tạm hoãn công việc. Khi quyết định sẽ làm gì tiếp theo, bạn sẽ có ba lựa chọn:
1. Tiến hành công việc. Khi bạn xác định được không mất quá 2 phút để thực hiện kế hoạch công việc tiếp theo thì bạn nên thực hiện ngay sau khi quyết định.
2. Giao công việc cho người khác. Nếu thời gian thực hiện công việc phải mất nhiều hơn 2 phút thì hãy xem xem mình có phù hợp để đảm trách công việc này không. Nếu câu trả lời là không, thì bạn đừng ngần ngại giao lại công việc cho người phù hợp hơn.
3. Tạm hoãn công việc. Khi bạn phải thấy có khả năng giải quyết công việc, tuy nhiên sẽ mất nhiều thời gian, thì bạn cũng có thể tạm thời xếp nó sang một bên. Tất nhiên, bạn phải đặt công việc đó trong danh sách công việc tiếp theo.
Tổ chức
Vòng ngoài của sơ đồ luồng công việc chỉ ra tám nhóm riêng biệt có chức năng nhắc việc và là tài liệu có được từ việc xử lý “dữ liệu thô”. Chúng cùng tạo ra một hệ thống toàn diện cho việc sắp xếp công việc của bạn trên khay, hoặc có thể thêm công việc vào khay đó hàng ngày, hàng tuần.
Đối với các hạng mục không thể thực hiện, nhóm có thể là khay đựng đồ bỏ đi, các công cụ chứa công việc đang trong giai đoạn ủ và kho lưu trữ tham khảo. Nếu không có công việc nào cần thực hiện, bạn nên ném nó đi, “đánh dấu lại” để đánh giá lại sau này, hoặc lập hồ sơ để có thể tìm thấy tài liệu khi bạn cần vào thời điểm khác. Để có thể thực hiện việc quản lý công việc, bạn cần một danh sách các dự án, nơi lưu trữ hoặc hồ sơ cho các kế hoạch dự án và tài liệu công việc, lịch, danh sách các phương tiện nhắc nhở công việc tiếp theo và danh sách các phương tiện nhắc nhở những việc bạn đang chờ đợi.
Tất cả các nhóm sắp xếp cần được lưu giữ ở dạng thức vật chất. Khi đề cập đến “danh sách”, tôi muốn nói đến loại danh sách mang tính chất nhắc nhở, có thể là danh sách trong cuốn sổ, trong chương trình máy tính hoặc thậm chí là kẹp đựng hồ sơ lưu trữ tờ giấy cho từng công việc. Ví dụ, danh sách công việc hiện tại có thể được lưu trữ ở chương trình Day Runner, hay trong nhóm “công việc phải làm” trên thiết bị kỹ thuật số cá nhân PDA hoặc có thể lưu trữ trong hồ sơ dán nhãn “danh sách công việc”. Những phương tiện nhắc việc được định sẵn (như “Sau ngày mùng một tháng ba phải liên lạc với kế toán để tổ chức một cuộc họp”) có thể lưu giữ trong một bộ hồ sơ trên giấy hoặc máy tính.
Dự án
Tôi định nghĩa dự án là bất cứ một kết quả mong đợi nào cần nhiều hơn một bước hành động. Điều này có nghĩa là những việc tương đối nhỏ mà bạn có thể không gọi là dự án sẽ nằm trong danh sách “Các dự án” của bạn. Thực chất của định nghĩa trên là nếu không thể hoàn thành công việc trong một bước thì cần có một số cột mốc nhắc nhở bạn vẫn còn việc phải làm. Nếu bạn có một chỗ lưu trữ nhắc nhở bạn về công việc, thì nó sẽ trở lại vào bộ RAM. Nói cách khác, nó là một danh sách những công việc chưa làm.
Một phần danh sách ”Các dự án”
Tìm nhân viên mới
Kỳ nghỉ vào tháng 8
Giảm số lượng nhân viên
Xuất bản sách
Kết thúc việc nâng cấp máy vi tính
Cập nhật bản di chúc
Tổng kết ngân quỹ
Hoàn thành dây chuyền sản xuất mới
Làm quen với phần mềm quản lý các mối liên hệ mới
Tái bản tờ Fortune
Tuyển nhân viên quảng cáo
Hoàn thành việc trồng vườn cây ăn quả mới
Dự án liên doanh R&D (nghiên cứu và phát triển) video
Sản xuất đĩa compact đào tạo mới
Lập lịch trình hội thảo cho năm tới
Chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng
Sử dụng thành thạo thiết bị dùng trong hội nghị qua truyền hình trực tiếp
Hoàn thành hợp đồng lao động
Lắp bóng đèn ở sân sau
Thiết lập mối quan hệ chính thức với đại diện của Nam Phi
Hoàn thành chính sách và thủ tục đối với nhân viên
Mua bộ bàn ghế mới cho phòng khách
Không cần phải lên danh sách các dự án theo một thứ tự quy mô hay ưu tiên nào. Chỉ cần đặt chúng trong danh sách quản lý mà bạn có thể xem lại thường xuyên để đảm bảo hành động phù hợp tiếp theo đã được xác định chi tiết cho mỗi dự án.
Bạn không thật sự thực hiện một dự án; bạn có thể chỉ tiến hành những hành động liên quan đến nó. Các bước hành động đúng đắn được thực hiện đủ sẽ tạo ra các tình huống phù hợp với những gì bạn tưởng tượng ban đầu để có thể coi như dự án đã “được thực hiện”. Danh sách dự án là bộ sưu tập những đích đến mà chúng ta đặt ra phía trước, giúp cho công việc tiếp theo luôn đúng hướng.
Tài liệu hỗ trợ dự án
Đối với nhiều dự án, bạn sẽ tích lũy những thông tin liên quan theo chủ đề, đề tài hoặc tên dự án. Danh sách “Các dự án” của bạn chỉ là những chỉ số. Tất cả những chi tiết, kế hoạch và thông tin hỗ trợ bạn cần khi thực hiện công việc sẽ được cất giữ trong từng cặp hồ sơ riêng, từng tập tin trong máy tính và sổ tay.
Tài liệu hỗ trợ và tài liệu tham khảo. Khi sắp xếp tài liệu hỗ trợ công việc theo chủ đề và đề tài, bạn sẽ thấy chúng giống như tài liệu tham khảo và được giữ trong cùng một hệ thống hồ sơ tham khảo (ví dụ như, hồ sơ “Đám cưới” có thể giữ trong hồ sơ tham khảo chung). Sự khác nhau duy nhất là, trong trường hợp đang thực hiện dự án, cần xem xét tài liệu hỗ trợ nhất quán để đảm bảo tất cả các bước hành động cần thiết đã được xác định.
Tôi thường khuyên mọi người để tài liệu hỗ trợ xa khỏi tầm mắt. Nếu bạn luôn có hệ thống hồ sơ tham khảo tốt ngay bên cạnh, bạn có thể thấy đó là cách đơn giản nhất để sắp xếp chúng, mặc dù có lúc bạn thấy rằng, sẽ thuận tiện hơn khi có sẵn các tài liệu bên ngoài, đặc biệt nếu bạn đang làm dự án “gấp”, cần sử dụng tài liệu tham khảo vài lần trong ngày. Cặp hồ sơ trên tủ hoặc khay đựng dễ dàng lấy sẽ rất thiết thực cho kiểu công việc “treo”.
Nhóm công việc tiếp theo
Khi sơ đồ luồng công việc đã rõ ràng, việc quyết định công việc tiếp theo trở thành trọng tâm. Hành động đó cần được thể hiện qua các hành vi có thể xác định được, không có ngoại lệ.
Không cần phải theo dõi bất kỳ công việc nào bạn để giải quyết mất ít-hơn-2-phút cũng như tất cả các công việc đã hoàn thành. Chỉ cần theo dõi mọi công việc diễn ra trong một thời gian cụ thể hoặc một ngày cụ thể (ghi lại mốc thời gian này vào lịch); những công việc đó cần được làm càng sớm càng tốt (thêm những công việc này vào danh sách “Các công việc tiếp theo”); và tất cả những công việc bạn chờ người khác làm (đặt chúng vào danh sách “Chờ đợi”).
Lịch
Phương tiện nhắc việc cho bạn cần được chia thành hai nhóm: những công việc phải được làm vào một ngày hoặc một thời gian cụ thể và những công việc cần làm càng sớm càng tốt. Cuốn lịch là loại phương tiện nhắc việc nhóm một.
Cuốn lịch của bạn cần có ba chi tiết sau:
• Những công việc có thời gian cụ thể
• Những công việc có ngày cụ thể
• Thông tin có ngày cụ thể
Những công việc có thời gian cụ thể. Thông thường, công việc tiếp theo cần thực hiện trong dự án là tham dự cuộc họp để thảo luận về nó. Đơn giản, bạn chỉ cần đánh dấu công việc đó lên lịch.
Những công việc có ngày cụ thể. Đây là những công việc bạn cần làm một lúc nào đó trong ngày nhưng không nhất thiết là thời gian cụ thể. Nó có thể là bạn sẽ gọi điện cho Miokô vào thứ sáu để kiểm tra bản báo cáo bạn gửi cho cô ấy có ổn không. Cô ấy sẽ không có bản báo cáo cho đến ngày thứ năm, và cô ấy phải ra nước ngoài vào ngày thứ bảy, do đó, thứ sáu là thời gian tốt nhất để làm việc đó – nhưng bất kỳ lúc nào trong ngày thứ sáu đều được. Nó sẽ được đánh dấu lên lịch vào ngày thứ sáu nhưng không có thời gian cụ thể. Sẽ hữu ích nếu bạn có một cuốn lịch có thể ghi chú công việc theo ngày và thời gian cụ thể.
Những thông tin có ngày cụ thể. Cuốn lịch dùng để ghi chép công việc bạn muốn biết trong một ngày cụ thể − không nhất thiết là công việc bạn phải thực hiện, mà chỉ cần là thông tin hữu ích trong ngày. Nó có thể bao gồm định hướng cho những cuộc hẹn, những việc có liên quan tới người khác (gia đình hoặc nhân viên) hoặc những sự kiện thú vị. Cũng rất hữu ích để ghi lại những thông tin ngắn gọn vào đây, như nhắc bạn gọi điện cho ai đó sau khi họ trở về từ kỳ nghỉ.
Không còn có danh sách “Công việc phải làm hàng ngày”. Không có gì khác ngoài ba loại thông tin được ghi trên lịch kể trên! Tôi biết điều này trái ngược với hệ thống đào tạo quản lý thời gian truyền thống trên thế giới, rằng danh sách “Công việc phải làm hàng ngày” là yếu tố then chốt. Nhưng danh sách đó không hiệu quả vì hai lý do.
Thứ nhất, lượng thông tin đầu vào liên tục, không ngừng và các công việc ưu tiên chiến thuật thay đổi khiến cho công việc hàng ngày phải được định hình lại thường xuyên đến mức rõ ràng là không thể bám lấy danh sách những việc cần làm đã được xác định trước. Một kế hoạch làm việc để tham khảo thì rất hữu ích, nhưng phải ở dạng có thể điều chỉnh lại bất cứ lúc nào. Việc cố gắng giữ kế hoạch đã lên lịch rồi phải sắp xếp vào một ngày khác nếu chưa hoàn thành công việc sẽ làm mất tinh thần và lãng phí thời gian của bạn. Danh sách “Các công việc tiếp theo” mà tôi đề xuất sẽ nhắc nhở tất cả các công việc đó, kể cả những công việc nhạy cảm nhất. Và bạn không phải sắp xếp lại chúng hay lên lịch hàng ngày.
Thứ hai, nếu có công việc trong danh sách công việc phải làm hàng ngày không thật sự phải được thực hiện vào hôm đó, nó sẽ làm giảm tầm quan trọng của công việc thật sự phải làm. Nếu bạn phải gọi điện cho Miokô vào thứ sáu bởi vì đó là ngày duy nhất bạn có thể tiếp cận cô ấy, nhưng nếu bạn có thêm năm cuộc gọi khác, ít quan trọng hoặc ít quan trọng về mặt thời gian hơn vào trong danh sách phải làm, thì có thể bạn không còn nhớ là phải gọi điện cho Miokô nữa. Bộ não của bạn sẽ phải quay trở lại với phương tiện nhắc việc để biết rằng bạn có một cuộc điện thoại mà bạn không có cơ hội thứ hai để thực hiện. Đó không phải là cách phù hợp để tận dụng hệ thống. Theo cách tôi nhìn nhận công việc đó, cuốn lịch là một nơi nhiệm màu. Nếu bạn viết công việc lên đó, nó sẽ được thực hiện. Việc viết lại duy nhất là khi thay đổi cuộc hẹn.
Danh sách “Công việc tiếp theo”
Vậy hệ thống nhắc việc của bạn ở đâu? Nó ở trong danh sách “Công việc tiếp theo”. Cùng với cuốn lịch, nó là trung tâm của việc tổ chức sắp xếp và quản lý công việc hàng ngày.
Nên làm mọi việc càng đơn giản càng tốt, nhưng không phải là đơn giản hơn.
--Albert Einstein
Bạn phải xác định bất cứ công việc nào phải thực hiện nhiều hơn 2 phút và không thể giao cho người khác thì đều cần theo dõi. “Gọi điện cho John Smith về cuộc họp ngân quỹ”, “Gọi cho mẹ của Racheal và mẹ của Laura về chuyến cắm trại qua đêm” và “Phác thảo ý tưởng cho hội nghị bán hàng hàng năm” là các kiểu nhắc nhở công việc cần được lưu trữ trong danh sách hoặc hệ thống phù hợp để có thể sử dụng khi cần.
Nếu bạn chỉ có 20 hoặc 30 công việc, bạn có thể lưu chúng trong danh sách “Công việc tiếp theo” mà bạn sẽ xem lại bất cứ khi nào có thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, với hầu hết chúng ta, lượng công việc thường trong khoảng từ 50-150. Trong trường hợp đó, sẽ rất tốt nếu phân nhỏ “Công việc tiếp theo” của bạn thành các nhóm như “Các cuộc điện thoại” hoặc “Những vấn đề chính của dự án” để tổng kết hàng tuần.
Những công việc không thể thực hiện
Bạn cần một hệ thống riêng biệt, có tổ chức tốt để chứa những công việc không đòi hỏi hành động. Hệ thống không đòi hỏi hành động được chia làm ba nhóm: vô giá trị, giai đoạn ủ việc và tham khảo.
Vô giá trị
Những thứ vô giá trị phải rõ ràng. Hãy vứt bỏ những thứ không có hành động tiềm năng hoặc giá trị tham khảo. Nếu bạn để những thứ này lẫn lộn trong các nhóm khác, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống.
Giai đoạn ủ việc
Có hai nhóm dữ liệu bên cạnh nhóm vô giá trị không đòi hỏi phải hành động ngay lập tức nhưng bạn lại muốn giữ lại. Một lần nữa, việc bạn phân loại công việc từ không đòi hỏi hành động nào đến đòi hỏi nhiều hành động rất quan trọng. Nếu không, bạn sẽ có xu hướng để chúng chất thành đống và sắp xếp thành danh sách mà bạn không biết bắt đầu từ đâu và cần phải làm gì.
Ví dụ, bạn lấy một thứ từ bản ghi nhớ hoặc đọc email và nảy sinh một ý tưởng cho dự án mà bạn có lẽ muốn làm vào một ngày nào đó nhưng không phải bây giờ. Bạn muốn được nhắc lại công việc đó sau này nên bạn có thể đánh giá khả năng làm gì với nó trong tương lai. Hoặc, một tờ rơi được gửi cho bạn qua đường bưu điện về biểu diễn giao hưởng sắp tới ở địa phương. Nhìn lướt qua, bạn thấy chương trình đó thật sự thu hút nhưng là của bốn tháng sau − còn quá xa để quyết định (bạn không biết chắc lịch trình công tác của bạn khi đó thế nào), nhưng nếu bạn đang ở thành phố vào lúc đó thì bạn sẽ muốn đi. Bạn nên làm gì?
Có hai nhóm hệ thống “giai đoạn ủ việc” có thể dùng cho loại công việc này. Đó là danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” và một hồ sơ “Tạm chờ”.
Danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”. Nó có thể hữu ích và truyền cảm hứng để duy trì danh sách những công việc mà bạn muốn làm tại một thời điểm nào đó chứ không phải bây giờ. Đây là “bến đỗ” cho những dự án bạn không thể làm ngay nhưng lại không muốn hoàn toàn quên chúng. Bạn muốn được nhắc nhớ lại thường xuyên.
Danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” điển hình
Có một chiếc thuyền đánh cá
Học tiếng Tây Ban Nha
Tham dự lớp học vẽ bằng màu nước
Mua một chiếc tủ bếp
Xây một bể bơi thi đấu
Mua xe gắn máy phân khối nhỏ cho con
Bay bằng khinh khí cầu
Xây một hầm rượu
Du lịch tới Montana
Học phần mềm Photoshop
Thành lập một tổ chức phi lợi nhuận
Quay video quảng cáo
Tìm Stafford Lyons
Mua một máy quay phim kỹ thuật số
Du lịch tới miền bắc Italia
Học nghề với người thợ mộc
Quảng bá tác phẩm nghệ thuật của mình
Đào ao
Xử lý bằng kỹ thuật số những bức ảnh và phim cũ
Tổ chức một bữa tiệc với hàng xóm
Lắp đặt hệ thống máy chủ từ xa tại nhà
Bạn sẽ có thể chia danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” thành nhiều nhóm nhỏ như :
• Các đĩa CD muốn mua
• Các bằng video muốn thuê
• Các cuốn sách muốn đọc
• Các loại rượu sẽ uống thử
• Các chuyến du lịch cuối tuần sẽ đi
• Các việc sẽ làm với các con
• Các buổi hội thảo sẽ tham dự
Bạn phải xem lại danh sách này thường xuyên nếu muốn thu được hiệu quả lớn nhất. Tôi khuyên bạn nên rà soát nội dung trong hệ thống “Xem lại cuối tuần” của bạn.
Hồ sơ “Tạm chờ”. Nơi tốt nhất để lưu giữ những việc cần xem lại là hồ sơ “tạm chờ” hay còn gọi là hồ sơ “tạm hoãn”, hồ sơ “sẽ tiếp tục”. Đây là hệ thống cho phép bạn gửi thứ gì đó cho chính mình và nhận được vào một ngày xác định trong tương lai.
Cuốn lịch của bạn cũng có chức năng giống như vậy. Ví dụ, bạn có thể đánh dấu lên lịch rằng, vào ngày 15/3 còn hạn nộp thuế một tháng; hoặc vào ngày 12/9, Bolshoi sẽ biểu diễn bản giao hưởng Hồ Thiên Nga (Swan Lake) tại Nhà hát thính phòng thành phố trong sáu tuần.
Tài liệu tham khảo
Có rất nhiều thứ bạn gặp không đòi hỏi phải thực hiện nhưng thông tin lại có giá trị thực tiễn. Bạn muốn giữ lại và có thể xem lại khi cần. Chúng có thể được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc kỹ thuật số.
Tài liệu giấy tờ − bất kể thứ gì, từ thực đơn nhà hàng cho đến bản kế hoạch, bản vẽ hoặc thông tin nhà đất cho một dự án xây dựng − được lưu trữ tốt nhất trong hệ thống phục hồi tự nhiên hiệu quả. Chúng có thể được thể hiện trên những trang sổ hoặc vở viết, danh sách các nhà hàng ưa thích, sổ điện thoại thành viên của hội đồng trường học, hoặc toàn bộ tủ hồ sơ dùng riêng cho việc tổ chức sáp nhập tập đoàn.
Lưu trữ điện tử có thể bao gồm mọi thứ, từ các thông tin dữ liệu được đưa vào mạng lưới cho đến tài liệu tham khảo đặc biệt và những tệp hồ sơ để ở phần mềm giao tiếp của bạn.
Việc quan trọng nhất cần nhớ là tài liệu tham khảo phải thật sự là thông tin có thể tham khảo dễ dàng khi cần. Nhìn chung, hệ thống tham khảo có hai dạng: (1) lưu trữ theo chủ đề và theo lĩnh vực đặc biệt ; và (2) hồ sơ tham khảo chung. Loại thứ nhất thể hiện thông tin được lưu trữ như thế nào − ví dụ, một ngăn kéo hồ sơ để chứa các bản hợp đồng, sắp xếp theo ngày; một ngăn kéo chỉ chứa thông tin bồi thường lao động bí mật; hoặc một loạt ngăn kéo lưu trữ các vụ kiện có thể cần dùng tham khảo cho những vụ xét xử trong tương lai.
Lập hồ sơ tham khảo chung. Loại thứ hai của hệ thống tham khảo là loại mọi người cần có sẵn để lưu trữ những thông tin tham khảo đặc biệt, không thuộc một nhóm cố định nào. Bạn cần một nơi nào đó lưu giữ cuốn hướng dẫn sử dụng điện thoại di động, những ghi chú từ cuộc họp về dự án của Smith và vài đồng yên Nhật mà bạn không kịp đổi trong chuyến đi công tác Tokyo gần đây (bạn sẽ sử dụng khi quay lại đó).
Việc thiếu hồ sơ tham khảo chung hiệu quả có thể là hạn chế lớn nhất để hoàn thiện một hệ thống quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Nếu việc lập hồ sơ không dễ dàng và nhanh chóng (kể cả khi đó là việc làm vui vẻ), thì bạn sẽ có xu hướng chất chúng thành từng đống thay cho việc lập hồ sơ. Nếu tài liệu tham khảo của bạn không rõ ràng, ranh giới giữa những việc có thể làm và không thể làm sẽ rất mờ mịt, về mặt trực quan, tâm lý, logic và đầu óc bạn sẽ bị tê liệt trước toàn bộ công việc. Việc thiết lập một hệ thống hiệu quả cho loại tài liệu này rất quan trọng; đảm bảo cho bạn làm việc hiệu quả và không bị căng thẳng; chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết vấn đề này ở
Xem xét lại
Ví dụ, việc cần ghi lại là bạn cần sữa, việc tiếp theo là đến cửa hàng và nhớ mua sữa. Tương tự như vậy, việc ghi lại là bạn cần gọi điện cho người bạn để hỏi tên một người được ủy quyền về bất động sản, khác với việc bạn nhớ công việc đó khi ở bên máy điện thoại và có một khoảng thời gian rảnh rỗi.
Bạn cần xem lại toàn bộ bức tranh về cuộc sống và công việc của mình theo từng thời kỳ và mức độ phù hợp. Đối với hầu hết mọi người, sự huyền bí trong việc quản lý luồng công việc được nhận biết ở việc sử dụng nhất quán giai đoạn xem xét lại. Đây là lúc bạn xem xét tất cả các dự án nổi bật và những việc chưa hoàn thành, những thứ tôi gọi là mức độ 10.000 foot. Đó là cơ hội để bạn rà soát lại toàn bộ công việc và lựa chọn đã được vạch rõ, nhằm làm tăng hiệu quả các lựa chọn về những gì bạn đang làm tại từng thời điểm.
Xem xét lại cái gì, khi nào
Nếu bạn lập ra một hệ thống tổ chức cá nhân có cấu trúc như tôi đã đề cập với một danh sách “Các dự án”, một cuốn lịch, danh sách “Những công việc tiếp theo” và danh sách “Chờ đợi”, thì bạn đã có thể duy trì hệ thống đó.
Thứ bạn xem lại thường xuyên nhất là cuốn lịch, thứ nhắc bạn về những “việc khó khăn” trong ngày − có nghĩa là những công việc sẽ “chết” nếu bạn không thực hiện chúng. Điều này không có nghĩa là công việc được viết lên đó là những việc “quan trọng” nhất mà chỉ là những việc phải làm. Tại một thời điểm nào đó, biết việc gì phải hoàn thành và khi nào tạo ra một nỗ lực hành động. Đó là một thói quen tốt, ngay khi bạn quyết định hành động theo lịch (cuộc họp, gọi điện, bản phác thảo báo cáo cuối cùng), để kiểm tra xem còn những công việc khác phải làm.
Sau khi kiểm tra cuốn lịch, thông thường, bạn sẽ chuyển sang danh sách “Công việc tiếp theo”. Danh sách này chứa những công việc đã được xác định trước mà bạn có thể thực hiện nếu có thời gian rảnh trong ngày. Nếu bạn sắp xếp chúng theo tiêu chí hoàn cảnh (“Ở nhà”, “Khi làm việc với máy tính”, “Trong cuộc họp với George”) thì chúng sẽ chỉ hoạt động khi những hoàn cảnh này xảy ra.
Danh sách “Dự án’, “Chờ đợi”, và “Một ngày nào đó/có thể” cần được xem xét lại thường xuyên để chúng không khiến bạn phải lo lắng.
Yếu tố thành công quan trọng: xem xét hàng tuần
Những việc đòi hỏi hành động phải được xem xét thường xuyên để tâm trí bạn không nghĩ đến điều đó. Để tin tưởng vào những yêu cầu phán đoán theo trực giác và nhanh chóng đối với hành động mà đôi khi bạn phải đưa ra, bạn phải cắt giảm khối lượng công việc ở mức độ cao hơn. Theo kinh nghiệm của tôi (với hàng nghìn người), điều đó được chuyển thành hành vi rất quan trọng để thành công: xem xét lại hàng tuần.
Tất cả những nút thòng lọng để mở của bạn (ví dụ như dự án), các kế hoạch dự án đang thực hiện, danh sách “Hành động tiếp theo”, “Chương trình làm việc”, “Chờ đợi” thậm chí “Một ngày nào đó/Có thể” phải được xem xét lại một lần một tuần. Điều này giúp cho đầu óc của bạn trở nên minh mẫn hơn và tất cả những công việc của vài ngày qua đã được thu thập, xử lý và sắp xếp.
Cuộc sống có vô số sự kiện thú vị, và bất cứ ai thực hiện bất kỳ một điều nào đó trong các sự kiện trên mà không để ý đến những thứ còn lại đều là người không phù hợp để điều hành hoạt động kinh doanh của thế giới.
--James Fenimore
Giống như hầu hết mọi người, bạn thấy công việc có thể nằm ngoài tầm kiểm soát trong một vài ngày tập trung hoạt động. Đó là điều được dự tính. Bạn không muốn bị sao nhãng trong nỗ lực nhằm đạt trạng thái “sạch bong” mọi lúc bởi quá nhiều công việc cần phải làm. Nhưng để có được sự xa xỉ “lăn tròn trên sàn nhà” với sự tự tin, bạn cần phải lau nhà một tuần một lần.
Xem xét lại hàng tuần là thời điểm để:
• Thu thập và xử lý “dữ liệu thô”
• Xem lại hệ thống
• Cập nhật danh sách
• Dọn dẹp sạch sẽ, rõ ràng, thông dụng và hoàn thiện
Hầu hết mọi người không có một hệ thống thật sự hoàn chỉnh và không thật sự được lợi gì từ việc xem xét lại công việc vì chính lý do đó. Họ luôn có cảm giác mơ hồ là có việc gì đó bị bỏ lỡ. Đó là lý do tại sao phần thưởng đạt được từ việc thực hiện toàn bộ tiến trình này ít nhất cũng theo cấp số nhân: hệ thống càng hoàn chỉnh, bạn càng tin tưởng vào nó và bạn càng tin tưởng vào nó, bạn càng có động lực để giữ nó. Việc xem xét lại hàng tuần là chìa khóa vạn năng để duy trì tiêu chuẩn đó.
Hầu hết mọi người cảm thấy thoải mái nhất về công việc vào tuần trước kỳ nghỉ. Nhưng đó không phải vì kỳ nghỉ. Bạn làm gì một tuần trước kỳ nghỉ? Bạn dọn dẹp, kết thúc, làm rõ và đàm phán lại tất cả các cam kết của mình với người khác và với chính bản thân. Tôi chỉ khuyên bạn nên làm việc này hàng tuần thay vì hàng năm.
Thực hiện
Mục tiêu chính của quá trình xử lý luồng công việc là tạo điều kiện thuận lợi để lựa chọn đúng đắn những điều bạn sẽ làm tại từng thời điểm. Lúc 10 giờ 30 phút sáng thứ hai, quyết định gọi điện cho Sandy; hoàn thành bản kiến nghị hay trả lời email luôn luôn là cách xử lý công việc theo trực giác. Nhưng với việc lên kế hoạch phù hợp từ trước, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào lựa chọn của mình. Bạn có thể chuyển từ hy vọng sang tin tưởng vào các hành động của bạn, làm tăng tốc độ và hiệu quả ngay tức thì.
Ba mô hình để lựa chọn công việc
Giả định rằng bạn không chịu được bất kỳ “dữ liệu thô” nào không đảm bảo hay trì hoãn. Luôn có một danh sách dài các công việc bạn không làm trong từng thời điểm nhất định. Do vậy, bạn phải quyết định làm gì và không làm gì như thế nào để luôn cảm thấy tốt trong cả hai trường hợp?
Câu trả lời là, hãy tin vào trực giác của bạn. Nếu bạn thu thập, xử lý, sắp xếp và xem xét lại tất cả các cam kết hiện tại, bạn có thể tác động vào sự đánh giá bằng trực giác với cách nghĩ thực tế và thông minh về công việc và giá trị của mình.
Tôi đã phát triển ba mô hình sẽ giúp bạn có thể quyết định những gì phải làm. Chúng không cho bạn câu trả lời − gọi điện cho Frederick, gửi email cho con trai ở trường hay một câu hỏi thăm thân mật “Chị có khỏe không?” với thư ký − nhưng chúng sẽ hỗ trợ bạn đưa ra sự lựa chọn thông minh hơn. Và đó là những gì mà các giải pháp quản lý công việc ưu tiên và quản lý thời gian đơn giản không thể làm được.
1. Mô hình bốn tiêu chí để lựa chọn công việc trong từng thời điểm
Lúc 3 giờ 22 phút thứ tư, bạn lựa chọn công việc phải làm như thế nào? Có bốn tiêu chí theo trật tự mà bạn có thể áp dụng là:
1. Hoàn cảnh
2. Thời gian cho phép
3. Năng lượng cho phép
4. Thứ tự ưu tiên
Hoàn cảnh. Một số công việc có thể thực hiện ở bất cứ đâu (như phác thảo ý tưởng về công việc với một chiếc bút bi và một tờ giấy), nhưng hầu hết công việc đều đòi hỏi một địa điểm cụ thể (nhà, văn phòng) hoặc công cụ hỗ trợ như máy tính, điện thoại. Đây là các nhân tố đầu tiên giới hạn sự lựa chọn những điều bạn có thể làm tại từng thời điểm.
Thời gian cho phép. Khi nào bạn phải làm công việc khác? Có một cuộc họp trong 5 phút sẽ giảm bớt những công việc tốn nhiều thời gian.
Năng lượng cho phép. Bạn có bao nhiêu năng lượng? Một số công việc bạn làm đòi hỏi tinh thần sáng tạo và mới mẻ. Những hoạt động khác cần nhiều sức mạnh cơ bắp. Nhưng nhiều công việc khác cần rất ít cả hai thứ trên.
Thứ tự ưu tiên. Với hoàn cảnh, thời gian và năng lượng cho phép, công việc nào đem lại cho bạn lợi ích cao nhất? Bạn có một giờ đồng hồ, bạn đang ở trong văn phòng với một chiếc điện thoại, máy vi tính và năng lượng là 7,3/10. Bạn có nên gọi điện lại cho khách hàng, hoàn thiện bản kiến nghị, trả lời hộp thư thoại và email hay hỏi người bạn đời để xem ngày hôm đó của họ như thế nào không?
Đây là lúc bạn cần sử dụng trực giác và bắt đầu tin vào đánh giá của mình. Để hiểu thêm về khái niệm này, hãy đọc tiếp hai mô hình nữa để quyết định cái nào “quan trọng nhất” và thực hiện.
2. Mô hình ba lớp để đánh giá công việc hàng ngày
Khi bạn đang hoàn thành công việc, hay “làm việc” theo nghĩa rộng, bạn có thể bị cuốn hút vào ba hành động khác nhau:
• Làm những việc được vạch ra từ trước
• Làm những việc nảy sinh
• Vạch ra công việc của bạn
Làm những việc được vạch ra từ trước. Khi bạn làm những việc được vạch ra từ trước, bạn đang làm việc với danh sách “Các công việc tiếp theo” − hoàn thành những nhiệm vụ bạn quyết định phải làm, quản lý luồng công việc của bạn. Bạn đang thực hiện những việc bạn cần làm, phác thảo ý tưởng khi muốn suy nghĩ, hoặc chuẩn bị danh sách những điều cần nói với luật sư.
Làm những việc nảy sinh. Thông thường, đó là những công việc đặc biệt − không mong đợi, không biết trước − mà bạn phải phản hồi hay lựa chọn phản hồi khi chúng xảy ra. Ví dụ, đối tác của bạn bước vào văn phòng và muốn nói chuyện về dự định tung ra sản phẩm mới. Do đó, bạn nói chuyện với cô ấy thay vì làm tất cả những công việc đáng ra bạn có thể làm. Mỗi ngày đều có những điều bất ngờ − những việc không có trong kế hoạch − cho những thứ nảy sinh và bạn sẽ còn phải dành một khoảng thời gian và năng lượng cho những công việc đó. Làm theo những hướng dẫn này là bạn đang mặc nhiên quyết định rằng, việc này quan trọng hơn bất kỳ việc nào khác bạn phải làm.
Vạch ra những công việc của bạn. Vạch rõ công việc của bạn bao gồm việc dọn sạch hệ thống thông tin, email, thư thoại, các ghi chú từ cuộc họp và chia dự án mới thành các bước hành động. Khi xử lý các đầu vào, bạn sẽ không nghi ngờ gì mà đảm nhận những công việc thực hiện chỉ dưới hai phút và ném đi hoặc lập hồ sơ cho một lượng lớn công việc (cũng có nghĩa là làm những công việc nảy sinh). Một phần phù hợp của hoạt động này bao gồm việc vạch rõ những điều cần làm vào một lúc nào đó mà không phải bây giờ. Bạn sẽ thêm chúng vào tất cả danh sách của mình khi tiến hành.
Khi đã xác định được tất cả công việc, bạn có thể yên tâm rằng danh sách công việc phải làm của mình đã hoàn chỉnh. Và hoàn cảnh, thời gian năng lượng bạn có sẽ cho phép bạn lựa chọn nhiều hơn một công việc để làm. Việc cuối cùng phải cân nhắc là bản chất, mục tiêu và tiêu chuẩn của công việc.
3. Mô hình sáu mức độ để xem xét lại công việc của bạn
Những công việc ưu tiên điều khiển sự lựa chọn của bạn, nhưng hầu hết các mô hình để xác định chúng lại không phải là công cụ tin cậy cho nhiều hành động của công việc thật sự. Để biết công việc ưu tiên của bạn là gì, bạn phải biết công việc của mình là gì. Có ít nhất sáu mức độ khác nhau để làm rõ nó. Hãy xem những việc phải làm với từng mức độ dưới đây.
• 50.000 feet: cuộc sống
• 40.000 feet: tầm nhìn từ 3 đến 5 năm
• 30.000 feet: mục tiêu từ 1 đến 2 năm
• 20.000 feet: lĩnh vực chịu trách nhiệm
• 10.000 feet: dự án hiện tại
• Đường chạy: hành động hiện tại
Chúng ta hãy bắt đầu từ dưới lên:
Đường chạy: hành động hiện tại. Đây là danh sách tích lũy tất cả các hành động bạn cần làm − tất cả những cuộc điện thoại phải gọi, email phải trả lời, những thông điệp bạn nhận được và những việc vặt bạn phải thực hiện, những điều bạn muốn nói với sếp và người bạn đời. Bạn có lẽ sẽ có được 300-500 giờ của những điều phải làm này nếu bạn ngừng ngay lập tức và không nhận nhiều thông tin từ bản thân hoặc từ người khác.
10.000 feet: dự án hiện tại. Tạo ra nhiều công việc mà bạn có hiện tại − từ 30-100 dự án trên bàn. Đây là kết quả tương đối ngắn hạn mà bạn muốn đạt được như lắp đặt máy tính ở nhà, tổ chức một cuộc hội thảo bán hàng, chuyển tới trụ sở mới và gặp nha sĩ.
20.000 feet: lĩnh vực chịu trách nhiệm. Bạn tạo ra hay chấp nhận hầu hết dự án của mình bởi vì trách nhiệm của bạn, điều mà với hầu hết mọi người có thể xác định rõ trong 10-15 nhóm. Đây là những lĩnh vực then chốt mà bạn muốn đạt được kết quả và duy trì tiêu chuẩn. Ít nhất là công việc của bạn có thể đòi hỏi sự cam kết tuyệt đối với những việc như lập kế hoạch chiến lược, hỗ trợ quản trị, phát triển nhân viên, nghiên cứu thị trường, dịch vụ khách hàng hoặc quản lý tài sản. Trong cuộc sống cá nhân, bạn cũng có một số lượng tương đương công việc cần phải tập trung như: sức khỏe, gia đình, tài chính, môi trường gia đình, tinh thần, giải trí… Lập danh sách và xem xét lại những trách nhiệm này tạo ra một khung tổng thể để đánh giá các dự án của bạn.
30.000 feet: Mục tiêu từ 1 đến 2 năm: Những gì bạn muốn trải nghiệm về nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống và công việc từ 1 đến 2 năm kể từ bây giờ sẽ tăng thêm. Thông thường, việc đáp ứng mục tiêu công việc đòi hỏi tập trung hơn vào công việc, với những lĩnh vực cần chịu trách nhiệm mới đang nổi lên. Theo quan điểm này, cũng có những công việc bạn muốn hoàn thành hoặc thực hiện, những thứ có thể gia tăng tầm quan trọng cho các khía cạnh hiển nhiên của cuộc sống.
40.000 feet: tầm nhìn từ 3 đến 5 năm. Đặt kế hoạch công việc từ 3 đến 5 năm sau tạo ra những suy nghĩ về các nhóm lớn hơn. Chiến lược tổ chức, xu hướng môi trường, nghề nghiệp và sự chuyển đổi hoàn cảnh sống. Những nhân tố bên ngoài bao gồm nghề nghiệp lâu dài, gia đình, mục tiêu tài chính và tiền thưởng. Những vấn đề của thế giới bên ngoài có thể làm thay đổi hay ảnh hưởng đến công việc của bạn như công nghệ, sự toàn cầu hóa, xu hướng thị trường và sự cạnh tranh. Việc quyết định theo quan điểm này cũng có thể làm thay đổi công việc của bạn ở nhiều mức độ.
50.000 feet: cuộc sống. Đây là quan điểm “ bức tranh lớn ”. Tại sao công ty của bạn tồn tại? Tại sao bạn tồn tại? Mục đích cơ bản cho những dự án tạo ra định nghĩa cốt lõi về “công việc” thật sự là gì? Đó là sự miêu tả cơ bản về công việc. Tất cả các mục tiêu, kết quả, mục đích, công việc và hành động đều phát sinh từ đây và đều hướng tới nó.
Quan điểm này dường như bị sử dụng tùy tiện. Trong thực tế, những tranh luận quan trọng về sự tập trung và thứ tự ưu tiên của bạn không phù hợp với quan điểm này hay quan điểm khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp một hệ thống hữu ích nhắc nhở bạn về bản chất đa tầng lớp của “công việc” và đưa ra những cam kết, nhiệm vụ.
Hiển nhiên, nhiều phải xem xét yếu tố trước khi bạn thoái mái đưa ra quyết định tốt nhất cho những gì phải làm và làm khi nào. “Lập ra thứ tự công việc ưu tiên” theo cách tập trung truyền thống vào các mục tiêu và giá trị lâu dài của bạn. Dù rõ ràng là sự tập trung cốt lõi cần thiết cung cấp khuôn khổ thực tế cho phần lớn quyết định và nhiệm vụ bạn phải làm hàng ngày. Làm chủ luồng công việc của bạn ở mọi mức độ, bạn sẽ tạo ra một phương pháp tổng thể để làm việc, và cảm thấy hài lòng về nó.
Phần II của cuốn sách này sẽ cung cấp những hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng ba mô hình này để quyết định lựa chọn công việc và cách luyện tập tốt nhất để thu thập, xử lý, vạch kế hoạch, sắp xếp và xem xét lại góp phần vào thành công rực rỡ của bạn.
